抽签前的准备工作内容很多，工作量很大，而且准备工作质量的好坏，直接关系到抽签工作的成败。
1．接受、汇总报名
接受报名的目的是确定编排和抽签的对象。接受报名的工作非常重要，裁判长要亲自抓好接受报名的工作。在接受报名时应做到，任何变动都应有文字依据，并由专人保管好。
(1)审核报名单：接到一份报名单后，首先应依据规则的规定认真进行审核，看看是否符合竞赛规程的有关规定，并对参赛运动员进行资格审查。包括的内容有：各个单项参赛的人数、参赛运动员的人名及其排列顺序，特别应注意竞赛规程中的特殊规定。
例如：2004年6月在太原举行的中国国际青少年公开赛，印度队的报名表中，第7号运动员参赛的项目包括18岁以下组和15岁以下组，但本次比赛的竞赛规程规定，每位运动员只能参加一个年龄组的比赛。因此，组委会负责接受报名的人必须与印度乒协联系，确定该运动员的最后参赛项目，以便于裁判长安排比赛日程。
(2)汇总报名：汇总工作的目的是统计出各比赛项目的参赛队数、人数、对数，以便最终确定具体的抽签编排方案，同时也是大会提供食宿等具体情况的依据，因此，要随时向组委会有关部门汇报报名的变更情况。汇总表实例如下：
接受报名的工作看似非常简单，如果报名截止日期离比赛开始日期较远，同时如果对报名的要求比较严格，过了截止报名的日期，就不再接受报名，也不允许更改报名，那接受报名的工作也就简单了。但目前在乒乓球竞赛中接受报名工作的问题很多，最主要的问题是报名不及时、报名在比赛开始前经常变动，特别是单项比赛，往往在团体比赛开始后进行单项比赛抽签前的一个晚上，单项报名的变动巨大，给组织者带来了较大的麻烦。
例如：1995年在我国天津举办的43届世界乒乓球锦标赛，在单项比赛抽签前的一个晚上，单项比赛报名单共变更99人次。而有些运动员，甚至是运动队还不知道是到还是不到。而2003年2月在泰国举行的第16届亚洲乒乓球锦标赛，在与世乒赛开赛前的同样时刻，除了各队名单的频繁变更外，本次赛会女子团体的2号种子队朝鲜队还没有到会，亦不知道比赛开始时是否能到会，如果种子队不能按时到会，小组比赛时各组的实力分布就会受到影响。
因此，接受报名的工作非常重要，同时亦非常复杂，裁判长或负责抽签的副裁判长应亲自抓好这项工作，对发生变动的报名单及时进行更改，但最好在抽签前一个小时内不要进行接受报名的变动，因为，这时的任何一个变动，都必须对种子名单和该协会的名单进行重新审核，稍有不慎就会给抽签带来很大的麻烦，甚至使抽签结果违背抽签的基本原则。
但如果是重要种子运动员的变更还必须进行，因为，如果不变更可能会造成种子分配的不均衡，严重的不均衡则必须重新抽签。
